Inutile de le rappeler, mais ouvrir un restaurant coûte très cher et l’étape du prévisionnel financier est donc particulièrement importante.
En moyenne, on parle quand même de 400 000 euros en France !
Avant d’investir autant d’argent (et probablement avant de t’endetter), faire un budget prévisionnel est le meilleur moyen pour t’assurer que tu n’es pas en train de tout risquer pour un projet qui ne sera finalement jamais rentable et peut potentiellement te mener à la ruine.
Et non, je ne suis pas dans l’exagération car c’est peut-être littéralement ton avenir financier qui est en train de se jouer lorsque tu travailles sur ton prévisionnel.
La mécanique pour réaliser un prévisionnel financier est relativement accessible.
En effet, il existe déjà une tonne de contenu, de livres et de formations sur le sujet et le but de cet article n’est pas de te rappeler toutes ces informations.
Quelques recherches te permettront de trouver à peu près tout ce qu’il y a savoir sur la réalisation d’un prévisionnel ou bien tu peux encore te faire accompagner d’un consultant spécialisé ou d’un expert-comptable.
L’objectif de cet article est plutôt d’attirer ton attention sur les quatre pièges dans lesquels tombent en général les entrepreneurs de la restauration lorsqu’ils réalisent ce budget prévisionnel.
Faire un budget prévisionnel ne consiste pas à empiler des chiffres les uns sur les autres.
C’est plutôt se poser les bonnes questions en faisant très attention à ne pas tomber dans le biais qui consiste à y mettre les chiffres que l’on rêverait d’avoir.
Et oui, faire des prévisions financières c’est apprendre à sortir du cadre des chiffres pour rentrer dans la réalité du business.
Pas de théorie comptable et financière ici mais quatre éléments très concrets auxquels tu dois faire particulièrement attention si tu souhaites mettre toutes les chances de ton côté et réussir le lancement de ton restaurant.
C’est parti !
Sous-estimer les besoins d’investissements pour ouvrir ton restaurant dans le prévisionnel
Rentrons tout de suite dans le vif du sujet avec cette question des investissements.
Sans investissement, pas de restaurant et c’est pourquoi c’est souvent le premier obstacle dans le développement de l’établissement nouvellement ouvert.
D’expérience, je constate que typiquement dans un restaurant qui vient d’ouvrir, les besoins en investissements ont été sous-estimés dans le prévisionnel.
Plusieurs situations reviennent régulièrement et parfois elles peuvent même se produire en même temps :
- Les achats de matériel sont plus chers que ce que l’on avait prévu
- La facture des travaux se révèle plus élevée que ce qui avait été annoncé
- Les travaux prennent du retard ce qui repousse le jour d’ouverture
- Il y des achats que l’on avait négligés car non significatifs mais en fait ça coûte très cher : petit matériel, une partie du stock, honoraires de certains intermédiaires
Comme dans la vie en général, les choses ne se passent jamais comme prévu dans la vie des affaires. Et malheureusement, en matière d’entrepreneuriat, les choses ont souvent tendance à se passer moins bien que ce que l’on espérait.
Est-ce une raison pour ne pas entreprendre ?
Bien sûr que non, mais c’est plutôt une raison pour garder en tête qu’il faut se prévoir une marge de sécurité dans tout ce que l’on prévoit.
Et c’est particulièrement important pour les investissements car il suffit qu’une ou plusieurs des situations vues plus haut se produise pour que toute l’ouverture voire l’avenir à court terme du restaurant soit en péril.
Comment faire alors pour éviter ce danger ?
Voilà trois solutions à appliquer :
- Sois précis dans ton plan d’investissement et de financement : demande des devis personnalisés et consulte le prix catalogue du matériel dont tu as besoin. Pas de suppositions, que du concret.
- Sois pessimiste. Particulièrement en ce qui concerne les travaux et considère que si les choses se passent comme prévu, c’est alors l’exception plutôt que la règle. Réfléchis à ce qui se passerait si rien ne fonctionnait comme prévu et sois préparé à cette éventualité.
- Traque les coûts cachés. Beaucoup des choses que tu as mises dans ton prévisionnel s’accompagnent de dépenses complémentaires. Liste-les et ne les oublie pas car parfois elles peuvent être de très mauvaises surprises. Typiquement, ce sont certains honoraires juridiques ou frais de notaire pour prendre possession des locaux.
Oublier qu’il faut du temps et de l’argent pour se faire connaître
Même avec le meilleur concept et la meilleure cuisine du monde, l’avenir de ton restaurant est voué à l’échec si personne ne te connait.
Ou pire, si personne ne sait même que tu existes ou bien ce que tu proposes.
Pour atteindre la fréquentation que tu espères, n’oublie jamais que cela a un coût.
A l’heure des réseaux sociaux et du marketing digital, il est utopique d’espérer se faire connaître et d’acquérir des clients sans que cela ne te coûte que, ce soit en temps ou en argent.
Même si cela peut te paraître assez évident, que se passe-t-il en réalité chez beaucoup d’entrepreneurs de la restauration.
Et bien dans la réalité, la question du budget marketing est (très) souvent négligée voir carrément oubliée pour un restaurant qui vient d’ouvrir et rien n’a été prévu dans le prévisionnel pour ce poste de dépense.
Bien que ce soit un investissement primordial, beaucoup d’entrepreneurs le délaissent et ne le budgétise pas de façon aussi méthodique que les autres dépenses à prévoir pout toute ouverture.
Voici quelques exemples essentiels parfois sous-estimés ou parfois carrément laissés de côté :
- Création du site internet
- Recours à un community manager pour gérer la présence en ligne
- Publication dans les journaux spécialisés
Ce ne sont là bien sûr que des exemples et cette liste n’a bien sûr rien d’exhaustif.
Il est possible de choisir d’autres canaux d’acquisition mais l’idée générale est la suivante : peu importe comment tu as prévu de te faire connaître, cela a un coût en temps et en argent.
L’aspect du temps n’est pas non plus à négliger.
Sa mauvaise prise en compte mène souvent à une erreur classique lorsque les entrepreneurs établissent les prévisions de chiffre d’affaires.
Ils vont en effet très souvent indiquer dans les premiers mois d’activité un chiffre d’affaires trop élevé.
Pourquoi cette erreur revient-elle si souvent ?
Et bien parce qu’il existe cette tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour que le restaurant se fasse connaître.
Réaliser du chiffre d’affaires n’est jamais une affaire de hasard.
C’est plutôt la conséquence de ta notoriété. Or, construire cette notoriété prend du temps alors surtout sois très prudent sur les chiffres des premiers mois.
Peut-être que sur année complète tu réaliseras le chiffre d’affaires visé.
Mais si les premiers mois la fréquentation est faible, prévois la trésorerie pour survivre jusqu’à ce qu’enfin les choses soient lancées.
Et cela peut prendre du temps, parfois beaucoup de temps.
Ouvrir et ne pas mettre en place d’outil de gestion et de suivi du réel vs prévisionnel
Concevoir et ouvrir un restaurant demande une énorme quantité d’énergie et de préparation notamment durant la phase du business plan et du prévisionnel financier.
A tel point, que très souvent les entrepreneurs ne se posent pas la question de savoir ce qu’ils vont faire lorsqu’ils auront enfin ouvert et comment ils vont fonctionner au quotidien
Quel système mettre en place pour réussir à regarder les chiffres régulièrement ?
- Comment gérer l’administratif pour être le plus efficace possible ?
- Quel logiciel de gestion vais-je utiliser ?
- Comment suivre l’activité en temps réel ?
Bref, l’ouverture occupe tellement l’esprit que beaucoup en oublient le reste et lorsque le jour de l’ouverture est arrivé, en matière de gestion c’est un peu la débandade.
Il est bien sûr tout à fait normal de ne pas avoir tout de prêt et c’est en faisant que l’on apprend. Donc pas de panique si tu ne sais pas encore parfaitement comment tu vas piloter ton établissement.
Il y aura forcément des ajustements et autres donc tu as bien sûr le droit de tâtonner au début mais il y a une chose essentielle à avoir en tête : tu dois mettre en place un outil, une organisation pour pouvoir piloter ta gestion dès le lancement et suivre tes chiffres en temps réel.
Pourquoi est-ce si important ?
Parce que tout comme pour un enfant qui vient de naître, les premiers jours d’ouverture de ton restaurant sont particulièrement importants et nécessiteront un suivi rapproché.
En tant que nouvel établissement, la santé financière de ton restaurant sera nécessairement fragile et demandera des soins constants.
Tu devras suivre très régulièrement un ensemble d’indicateurs pour t’assurer que le développement se fait correctement et que ton bébé grandit comme il faut.
Quelques exemples des éléments que tu devras surveiller comme le lait sur le feu :
- La trésorerie (encore et toujours)
- Les marges et la rentabilité
- Le réel vs ton budget prévisionnel
- Ratio de productivité si tu as du personnel
- Gestion du stock
Ces indicateurs sont importants pour tout restaurant, qu’il vienne d’ouvrir ou qu’il existe depuis longtemps et tout restaurateur doit travailler à l’aide d’un budget prévisionnel pour piloter son établissement.
Toutefois, ils le sont encore plus pour un nouveau restaurant car il faut que tout cela fonctionne bien pour que ton business se développe sur des bases solides.
Or, pour parvenir à suivre tout ça il faut disposer des bons outils et prendre le temps de régulièrement faire ce suivi.
Tu penses que ton expert-comptable peut le faire ?
Je t’invite à lire l’article suivant ou je t’explique pourquoi les choses ne sont pas si simples et pourquoi ton comptable n’est peut-être pas le mieux placé pour t’aider sur cela.
Alors comment faire pour réussir à ouvrir et trouver l’organisation qui va te permettre de piloter ton restaurant et suivre ton prévisionnel ?
Et bien pour cela tu peux te reposer sur des outils de gestion digitalisés qui vont te permettre de suivre ton activité en temps réel.
Voici quelques solutions qui existent sur le marché et qui sont particulièrement efficaces :
- KOUST
- LIBEO
- INPULSE
Grâce à leur fonctionnement digitalisé, tu pourras piloter ton restaurant et réussir tes premiers pas de gérant contre un abonnement de quelques dizaines d’euros par mois.
De l’argent bien dépensé à coup sûr.
Oublier la saisonnalité dans le prévisionnel
Ce piège dans lequel tombe pas mal d’entrepreneurs de la restauration ressemble un petit peu au précédent.
En effet, c’est le même travers qui revient mais cette fois-ci sous un angle un petit peu différent : c’est la non prise en compte du fait que dans le métier, les recettes sont par nature fluctuantes.
Comme je disais un peu plus tôt, faire un prévisionnel ce n’est pas juste recopier des formules dans Excel et il faut se rappeler que la fréquentation de ton futur restaurant ne sera jamais linéaire.
Même dans le meilleur des scénarios, ton CA mensuel n’a que très peu de chances d’augmenter de façon linéaire.
Au contraire, tu peux plutôt t’attendre à une série de hausses et de baisses sur une même année.
Et alors ?
Tu peux te poser la question de savoir pourquoi est-ce que c’est si grave si dans tous les cas à la fin de l’année ton chiffre d’affaires est important.
Et bien détrompe-toi car si tu ne prends pas en compte la saisonnalité de ton business tu t’exposes à de gros risques financiers.
Le risque principal c’est que tu risques de mal anticiper et prendre en compte tes besoins en trésorerie.
Je le dis souvent, la trésorerie c’est le sang qui circule dans ton entreprise.
Lorsque le chiffre d’affaires baisse pour repartir 3 mois plus tard disons, tu dois impérativement avoir le cash pour passer cette période.
Et pour y arriver, il faut anticiper, anticiper et encore anticiper.
Rien n’est linéaire dans la vie des affaires et je vois encore des prévisionnels qui prévoient des chiffres en constante augmentation.
Beaucoup prévoient un chiffre d’affaires en janvier et appliquent un pourcentage d’augmentation sur toute l’année en se disant que celui-ci va augmenter au fur et à mesure et petit à petit.
Dans la réalité des faits, le petit à petit ça n’existe que rarement.
Le chiffre peut bien sûr augmenter entre janvier et décembre mais entre les deux, cette augmentation ne sera quasiment jamais linéaire.
Tu constateras plutôt un enchaînement de périodes de faible activité suivies de période de haute fréquentation.
Bien évidemment, tu devras adapter ta gestion quotidienne en conséquence (ne serait-ce que pour la gestion des stocks) et c’est très souvent là que tout se joue.
Savoir réduire les dépenses quand il le faut et au contraire envoyer dès que la saison haute repart fait partie des compétences que tu dois maîtriser.
Pour faire une analogie avec le sport imagine la saisonnalité comme une course.
Toutefois contrairement à ce que l’on pourrait penser, ce n’est pas un marathon où tu devrais fournir des efforts en continu mais plutôt comme une série de sprints suivies de phases plus calmes de récupération active.