Tout gérant en restauration est amené à se poser la question suivant : comment maitriser ses coûts pour être du bon côté de la barrière de la rentabilité.

Naturellement, (et c’est peut-être ton cas) beaucoup de restaurateurs se tournent vers leur comptable pour les y aider mais sont parfois déçus pour les raisons que je t’explique ici.

En revanche, très peu de restaurateurs peuvent dire qu’ils font du contrôle de gestion pour les aider à piloter leurs établissements.

Pourtant, le contrôle de gestion est un outil bien plus puissant que la simple tenue comptable pour gérer un restaurant.

Malheureusement, le contrôle de gestion est très souvent réservé aux établissements les plus gros, ceux qui ont les moyens de recruter une personne dédiée à ça.

Encore aujourd’hui, beaucoup pensent encore que mettre en place de gestion prend tellement de temps et d’énergie que cela ne vaut pas vraiment le coup, par manque de temps.

Dans cet article, je t’explique quels sont les avantages à mettre en place un contrôle de gestion dans ton restaurant et pourquoi tu ne devrais absolument pas t’en passer.

Parce que la restauration nécessite de maîtriser ses coûts en temps réel

Un des principales fonctions du contrôle de gestion, c’est le reporting.

Derrière ce mot, se cache un concept simple mais extrêmement efficace.

Faire du reporting, consiste à établir un ensemble d’indicateurs financiers à suivre et à les regarder de façon régulière afin de faire le point sur la situation.

Qu’est-ce que cela signifie concrètement ?

Faire du reporting, concrètement cela veut dire produire tous les mois en général un tableau de bord. Ce tableau de de bord doit permettre de voir en un coup d’œil les choses importantes qui se sont passées durant la période.

Pourquoi c’est très important ?

Parce cela permet de surveiller les indicateurs les plus importants relatifs à la santé financière de ton restaurant. C’est un check-up indispensable pour éviter les sorties de route et s’assurer d’aller dans le bon sens .

Si tu travailles sans tableau de bord mensuel ou autre type d’outil de reporting, tu n’auras pas d’autre choix que de te reposer sur le bilan comptable.

Malheureusement, le bilan comptable n’est pas un bon outil pour aider à savoir comment maitriser ses coûts.

Et cela est particulièrement vrai dans la restauration où les marges sont souvent tendues et les prix de vente non extensibles.

Mais comme je le dis également ici, attendre le bilan est la pire option en matière de gestion pour ton restaurant.

La comptabilité peut servir à beaucoup de choses mais elle n’est pas un outil de gestion.

En revanche, le reporting est essentiel pour suivre en temps réel les performances de ton restaurant afin de t’assurer que tu vas dans le bon sens.

Avancer sans cela, c’est avancer les yeux bandés et ça, ce n’est jamais une très bonne idée.

Pour maîtriser ses coûts grâce aux budgets

Je ne vais probablement pas te l’apprendre mais dans le contexte d’inflation actuel, maîtriser ses coûts est un enjeu essentiel pour toutes les entreprises.

Cela est particulièrement vrai pour les plus petites qui sont statistiquement plus fragiles et les plus vulnérables face aux difficultés.

Quand on sait tout cela, quel est le meilleur moyen pour maîtriser ses charges et ne pas déraper et aller droit dans le mur ?

La réponse est simple : mettre en place un contrôle de gestion.

En effet, une des fonctions du contrôle de gestion en plus du reporting, c’est de faire des prévisions mises sous forme de budgets.

Ainsi, le contrôle de gestion te permet ainsi de commencer par planifier tes achats et autres approvisionnements liés à ton coût matière.

Tu peux ainsi établir différents scénarios et hypothèses pour regarder chiffres à l’appui ce qui se passerait si par exemple tes achats de certaines matières venait à augmenter ou si tu devais augmenter tes salaires.

Comme je le répète souvent, gérer c’est prévoir et le contrôle de gestion qui te permet de planifier précisément tes besoins en achats pour atteindre tes objectifs de chiffre d’affaires.

Une fois le budget des achats bouclé, le reporting te permettra par la suite de comparer le réel au prévisionnel et analyser les écarts.

On ne peut corriger que ce que l’on mesure, ainsi, déterminer précisément tes coûts pour une période et les confronter à ce que tu avais prévu, c’est le meilleur moyen de maitriser tes charges et donc d’améliorer tes marges.

C’est cette comparaison réel vs budget qui est le meilleur moyen d’éviter que tes coûts ne partent complètement en vrille sans même que ne t’en rendes compte.

Être en mesure de maîtriser ses charges est très souvent le problème numéro 1 auquel font face les entrepreneurs de la restauration puisque le coût matière et le coût du personnel sont particulièrement élevés dans notre secteur.

Les marges sont souvent sous tension et toute augmentation de charge peut faire perdre très facilement des points de marge alors que celles-ci sont déjà soumises à rude épreuve.

Utiliser un système de contrôle de gestion comme son nom l’indique permet de contrôler que tout se passe bien et de protéger sa marge.

Parce que la restauration demande de comprendre ce qu’il y a sous le moteur

Être capable de mettre le nez dans compte d’exploitation est définitivement l’un des réflexes les plus importants à acquérir par tout bon gérant de restaurant.

Et cela est particulièrement vrai dans un contexte d’incertitudes tel que celui que nous connaissons depuis plusieurs années.

Regarder ce qui se passe sous le capot du moteur de ton restaurant le plus régulièrement possible peut te permettre de repérer tout problème avant que celui-ci ne devienne incontrôlable.

En effet, faire preuve de réactivité est une qualité essentielle pour être en mesure de traverser de périodes de turbulences pour tout entrepreneur.

Si cela est vrai pour les grandes entreprises, cela l’est encore plus pour les TPE qui par nature, sont plus sujettes à rencontrer des difficultés financières.

Gérer ses finances demande donc d’avoir le courage de sortir la tête du guidon et de prendre du recul par rapport aux problèmes du quotidien de la gestion d’un restaurant.

Le gros problème dans tout ça, c’est de trouver le temps de faire tout ça.

Quand tous les services de la semaine se terminent tard ou quand on a qu’un seul jour off, personne n’a vraiment envie de se plonger dans les chiffres et c’est bien compréhensible.

D’où l’importance de mettre en place un bon outil de contrôle de gestion, pour y passer le moins de temps possible.

Un bon système repose donc sur une organisation qui va te permettre d’avoir accès aux informations essentielles  sur ton restaurant de la façon la plus automatisée possible.

A la mise en place, cela te demandera probablement un investissement en temps, en énergie et en argent plus ou moins important mais le retour sur cet investissement est incontestable.

J’accompagne beaucoup trop de restaurateurs qui s’épuisent à gérer leur comptabilité sans réelle organisation et qui en plus de perdre un temps fou, passent la plupart du temps à côté des ratios financiers et des indicateurs qui sont les plus importants.

Comprendre ce qu’il y a sous le moteur de son restaurant, c’est être en mesure de connaître les forces et faiblesses de son restaurant.

C’est connaitre ce qui fonctionne bien et les points sur lesquels tu as le plus de difficultés pour essayer d’être plus performant sur tes forces tout en surveillant comme le lait sur le feu tout ce qui peut t’affaiblir.

Et le meilleur moyen d’y parvenir, c’est investir sur ton restaurant en mettant un système de contrôle de gestion adapté à ta structure et avec lequel tu es à l’aise afin d’atteindre tous tes objectifs et d’être plus en contrôle.